Laten we eerlijk zijn; de manier waarop we elkaar ontmoeten is drastisch veranderd. De laatste tijd hebben veel van ons gebruikt gemaakt van Skype, Zoom, Teams enz., zodat we in deze tijd ongeacht dat we niet in dezelfde ruimte samen kunnen zijn, toch ideeën kunnen uitwisselen en productief blijven. Online vergaderingen zijn nuttig, productief en maken samenwerking op afstand mogelijk. Door de voordelen van het virtuele met het fysieke te combineren kan elk evenement zijn hoogste potentieel bereiken. Dit soort vergaderingen worden ook wel Hybride meetings genoemd. In deze blog vertellen we u precies wat het is en geven we u tips voor het organiseren voor de beste Hybride meetings.
Wat zijn hybride meetings?
Een Hybride meeting is een vergadering waarin een deel van het publiek op kantoor of op locatie deelneemt en een ander deel op afstand, mogelijk gemaakt door audio- en video. Ze bieden deelnemers die niet in staat of bereid zijn een live evenement bij te wonen, de mogelijkheid dit virtueel te doen. Hoewel Hybride evenementen al jaren bestaan, is het de afgelopen tijd enorm gestegen in populariteit.
Nieuwsgierig geworden? En wilt u ook graag een Hybride meeting organiseren? Lees dan verder voor tips om een Hybride meeting te organiseren!
TIP 1 DOEL FORMULEREN
Het is erg belangrijk voordat u uw vergadering begint een duidelijk doel te formuleren. Wat wilt u bereiken? Wie zijn de mensen in de vergadering? Is het doel helder bij iedereen? Dit lijkt vanzelfsprekend, maar het bespaart veel tijd en moeite bij de uitvoering. Stuur een paar dagen voordat de vergadering plaatsvindt een reminder naar alle deelnemers.
TIP 2 START MET EEN VRAAGRONDE
Begin bij de start van de vergadering niet gelijk over het werk te praten, maar begin met een vraagronde hoe het met iedereen gaat en vraag iedereen zijn/haar webcam aan te zetten. Geef iedereen tijdens deze vraagronde de kans om antwoord te geven. Hierdoor kan iedereen van elkaar horen hoe het ermee gaat, dit zorgt voor verbinding en tegelijkertijd kunt u controleren hoe het geluid is.
TIP 3 NEEM PAUZES
In een keer de vergadering afronden is vaak onmogelijk. Wanneer uw vergadering langer dan 45 minuten duurt, overweeg dan pauzes tussendoor te nemen. Dit is vooral goed voor de deelnemers op afstand. Zij moeten immers de hele tijd naar het scherm kijken. Zonder pauze kan dit voor vermoeidheid zorgen en kunnen zij zich niet meer concentreren. Een korte pauze van 5 tot 10 minuten helpt iedereen om verfrist terug te keren en klaar te zijn om verder te vergaderen.
TIP 4 EEN TECHNISCH PERSOON TOEWIJZEN
U wilt natuurlijk dat de vergadering vlekkeloos verloopt, maar tijdens een Hybride vergadering komt er heel veel tegelijk samen. Wijs daarom iemand aan om technische problemen om te lossen die zich tijdens de vergadering voordoen, zo is er altijd een aanspreekpunt.
TIP 5 KIES DE HOST, MODERATOR EN SPREKERS
Tijdens een Hybride vergadering is het belangrijk dat er een (Online) host is die de online en fysieke deelnemers kan verwelkomen. Een moderator met kennis over het onderwerp die de vragen die online binnenkomen kan beantwoorden. Verder zijn sprekers een belangrijk onderdeel van de vergadering. De sprekers kunnen een vergadering breken of maken.
TIP 6 REFLECTEREN
Aan het einde van de vergadering is het goed om te reflecteren, samen met de fysieke en online deelnemers of de doelen zijn bereikt en vraag naar iedereen zijn/haar ervaring. Natuurlijk is iedereen na zo’n vergadering vermoeid, zo kunt u ook de dag erna een enquête versturen die naar de ervaringen vraagt.
TIP 7 CONTENT DELEN
De vergadering is afgelopen, maar vergeet niet dat het delen van foto’s, highlights en andere uitingen ook een toegevoegde waarde geeft. Zo kunnen de deelnemers terugblikken op de vergadering en verlengt u het positieve gevoel bij uw bedrijf.
Uw Hybride vergadering met Atrium Meeting Centre
Kunt u na het lezen van deze tips niet wachten om een Hybride vergadering te organiseren? Dan is Atrium Meeting Centre, de perfecte locatie om dit waar te maken! Sinds kort, bieden wij zalen aan voor Hybride events.
Wilt u meer informatie over Hybride vergaderingen en Atrium Meeting Centre? Volg ons dan op onze sociaal mediakanalen en schrijft u in voor onze maandelijkse nieuwsbrief.
